Veröffentlicht am 29. Oktober 2025
Von Harald Haase
Im Jahr 2022 bin ich ein bisschen planlos durch die Welt gewandert. Ich wusste nicht, was ich beruflich machen soll, wo mich der Weg hinführt. Meine Nachbarin Rita hat mich auf die Idee gebracht, dass der Alltagsbegleitungsdienst eine gute Idee sein könnte. Also habe ich das kurz entschlossen mit meinem Geschäftspartner und Freund Stephan besprochen, und wir haben uns überlegt, das zu machen.
Stephan hat die Firma gegründet, um nicht angestellt zu sein. Und wie es eben immer so ist bei einer Firmengründung: Zu Beginn wird man von allen möglichen Menschen belästigt, die einem etwas verkaufen wollen.
Uns war schon klar, dass wir etwas größer werden wollen – und deswegen kommen wir um den Einsatz von Software nicht herum.
Selbstverständlich hatten wir in der Anfangszeit auch die üblichen Abrechnungsdienste bei uns sitzen, die sich vorgestellt und uns ihre Produkte erklärt haben. Dabei kam heraus, dass keiner von denen wirklich etwas mit Alltagsbegleitern zu tun hat.
Wir haben viel davon gehört, was man im Bereich der Pflegedienste alles machen kann – dazu gehört auch das Abrechnen. Bei den Kosten für eine Software, die man benutzt, liegt man bei einem Monatspreis von 200–300 €, und das nur für die Version an einem PC oder Tablet.
Wenn man auch noch Mitarbeiter mitverwaltet, kostet das pro Monat zusätzlich zwischen 5 und 10 € pro Mitarbeiter.
Die meisten dieser Firmen sind keine reinen Softwareanbieter, sondern betreiben in der Regel auch einen Abrechnungsdienst.
Das erklärte Ziel ist grundsätzlich, über den Einstieg mit der Software den Abrechnungsdienst zu verkaufen. Der Abrechnungsdienst kostet je nach Anbieter zwischen 2 % und 3 % vom Umsatz. Dafür wird versprochen, dass du dein Geld sehr schnell bekommst.
Die Erfahrungen anderer Kollegen haben gezeigt: Nur weil du dein Geld sofort bekommst, gehört es noch lange nicht wirklich dir.
Gibt es irgendwelche Probleme bei der Abrechnung, dann landen diese nämlich genauso wieder auf deinem Tisch zur weiteren Bearbeitung, als hättest du die Rechnung selbst geschrieben.
Dann wird es sogar noch schwieriger, die Rechnung zu klären, weil der Vorgang ja eigentlich schon bei dir als erledigt gilt – und du musst dich wieder komplett in den Fall einlesen.
Dann noch das Thema Einsatzplanung und Verwaltung: Auch das ist komplett auf Pflegedienste ausgelegt und in seiner Übersichtlichkeit nicht besonders gut.
Wer so etwas wie den Google-Kalender gewohnt ist, tut sich schwer mit der Umstellung und findet hier auch nicht wirklich Funktionen, die einem das Leben erleichtern.
Wie bei jeder Unternehmungsgründung ist am Anfang das Thema Kosten ein großes Thema. Wir haben uns deshalb zunächst für ein Rechnungsprogramm entschieden und später die Organisation mit frei nutzbaren Kalendern und Excel umgesetzt.
Das ging auch eine Weile gut – um genau zu sein, ungefähr ein Jahr. Dann fing es an, dass man merkt, dass man doch immer mal wieder ins Schwitzen kommt.
Einsätze zu planen und Regelmäßigkeiten festzulegen, ist nie ein Problem. Alles, was außerplanmäßig passiert, wird dann aber zu einem großen Problem.
Wird beispielsweise ein Mitarbeiter krank, muss man seine Termine umorganisieren. Dazu braucht man einen absolut guten Überblick über die Mitarbeiter, die man hat, und über die Termine, die ausfallen und ersetzt werden müssen.
Das ist schon eine kleine Herausforderung: Viele Menschen müssen informiert werden, alles muss geklärt und eingetragen werden.
Der absolute Super-GAU ist es dann, wenn ein Mitarbeiter, der bereits einspringt, ebenfalls ausfällt und wiederum vertreten werden muss.
Ebenfalls ein Riesenthema ist die Budgetverwaltung. Die meisten großen Anbieter werben damit, dass sie das Budget bei den Krankenkassen direkt abrufen und somit immer ein aktuelles Budget abbilden.
Die Software erstellt mehr oder weniger vollautomatisch die Rechnungen, und so gehen diese dann auch raus an die Krankenkassen. Dass die Budgets abgerufen werden, ist sicherlich eine schöne Sache, aber mitnichten eine Garantie dafür, dass auch wirklich alles richtig läuft.
Doch warum kann ein abgerufenes Budget falsch sein? Das ist relativ einfach zu erklären:
Wenn du eine Rechnung schreibst, gehst du davon aus, dass diese auch bezahlt ist. Auch bei einem Abrechnungsdienstleister geht man davon aus – immerhin hast du ja sogar das Geld schon bekommen. Das ist aber oft nicht so.
Und schon ist das abgefragte Budget falsch, weil eine bereits gestellte Rechnung ja noch gar nicht beglichen wurde. Es entstehen Folgefehler, die manchmal dazu führen, dass man ein halbes Dutzend Rechnungen stornieren und neu schreiben muss.
Unser Ziel ist es deswegen, eine Software zu erstellen, die genau für unsere Bedürfnisse – und damit auch für die Bedürfnisse sämtlicher Alltagsbegleiter – durchdacht ist.
Mit den Erfahrungen aus der Alltagsbegleitung und der Abrechnung erstellen wir eine Software, die maßgeschneidert für diese Branche ist, die ansonsten so gebeutelt und vernachlässigt wird.
Wir arbeiten jetzt seit fast zwei Jahren daran. Die Software ist immer noch nicht in einer Version vorhanden, mit der man an die Öffentlichkeit gehen kann. Das liegt aber nicht daran, dass wir unfähig wären oder keine Lust hätten, fertig zu werden.
Was wir auf keinen Fall wollen, ist, eines der oben genannten Versprechen zu brechen.
Von Alltagsbegleitern für Alltagsbegleiter.